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浅谈职场邮件礼仪

时间:2019-03-17 来源:补气菜谱
 

  随着互联网的兴起,电子邮件也因其方便、快捷而迅猛发展。但职场中的商务往来收发邮件有什么讲究,说得清做得好的并不多。下面由学习啦小编给大家带来的浅谈职场邮件礼仪,希望各位客官喜欢!

  原则:尊重他人时间。

  ——在职场交往中要尊重一个人,首先就要懂得替他节省时间。表现在电子邮件方面就是:只把有价值的信息最快、最直接地提供给需要的人。

  如果你不用于职场,不用于商务信函,你的邮箱名字叫阿猫、阿狗、土肥圆、流浪的天使、**-%!~用火星文命名之类的……随你叫什么都可以!但是用于正式商务交流,就不行。如果没有公司统一的邮箱,自己的QQ、163等免费邮箱不管是发工作文件还是投递简历,我建议将邮箱显示名设置成自己的名字。因为发送正式商务文件,一定不要让收件人猜猜你是谁。

  发送邮件要拟订一个主题,让收件人看标题就明白你要将说什么内容。当然也便于邮件分类保存后的搜索、查阅。主题如此重要,建议:

  ——1、不要空,也不要空洞。比如,有人投简历时要么空起,要么“简历”二字,这对收件人来讲起不到任何提醒作用;

  ——2、要简洁,不要很长一段话才能表示 ,更不要直接把正文写在主题栏里;

  ——3、要真实反应邮件主题怎样治疗癫痫疾病的重要性,不要随便使用紧急标识;

  ——4、一封邮件一个主题,不要大杂烩;

  ——5、千万不要出现错别字;

  ——6、回复邮件太多次时最好修改主题,防止“RE:RE:RE:”这样叠加盖楼。

  邮件的开头应当称呼和问候收件人,第一是提醒本邮件是面向他/他们的;第二称呼和问候能够体现一个人的修养和职业素养。建议:

  ——1、恰当地称呼收件人、要拿捏好分寸。如果是中方往来邮件,有职务一般按职务尊称,如李总、刘经理、王工之类的;如果没有或不知道的,可以称呼先生/女士,搞不清楚性别可以称呼××老师;如果面向多人发邮件,可以称呼各位同事、各位领导。如果是西方邮件,按西方商务函电规矩进行。

  ——2、邮件的开始结尾一般都有问候,简单来说”你好!“、”您好!“”大家好!“就可以了。结尾一般简单来说用”祝顺利、平安、安好,颂 商祺之类的就可以。

  正文很关键,基本要求是简明扼要、行文通顺。

  ——1、根据自己与收件人的熟络程度、等级关系,邮件对内还是对外,选择恰当的语气和语言,防止造成误解;

  ——2、用简单词汇和句子把要描述的内容叙述清楚、表达清晰,最好不要出现晦涩难懂的语枕叶癫痫病能治好吗句。

  ——3、如果具体内容确实很多,正文最好只做摘要介绍,单独写文件作为附件进行详细描述。

  ——4、如果必要,正文用序号列表,以示清晰明确;合理利用表格、图片辅助阐述更加直观。

  ——5、一封邮件交待完整信息,不要在发出邮件后又想起事情没交待完再发邮件补充,标以更正、补充,容易引人反感。

  ——6、尽量避免错别字或拼写错误。

  ——7、合理提示重要信息。重要信息要特别提示,但提示切忌没有重点,更不要满篇都是红色、加粗、斜体的提示,恐影响收件人阅读邮件。

  ——8、选择合适的字体,不要太大,也不要太小。同时邮件中一般不要使用:)之类的笑脸字符。因为在商务邮件特别是对外邮件中,这样的字符显得有些轻佻。

  —1、若有附件,请在正文中提醒收件人查阅附件;

  ——2、若贴附件,请发送邮件时检查附件的正确性、完整性;

  ——3、若附件超过4个,请打包重新命名后再添加。

  ——4、若附件太大,超过2M,要在邮件正文中提醒收件人。

  1、如果公司里邮件交往是一种常用方式,建议每天查看邮箱并养成习惯,不要错漏紧急或重要信息。长沙看癫痫好的医院也不要等大家发了邮件后,反复电话、短信提醒你收邮件啊收邮件。

  ——2、及时回复。

  ——收到他人重要邮件之后,要及时回复以示尊重。理想的回复邮件时间是2小时,特别是对于一些紧急、重要的邮件。

  ——如果事情复杂,无法及时确切回复,可以及时回复说“收到,我正在处理,一旦有结果就会及时回复”等等。

  ——总之及时回应,哪怕只是确认一下收到。

  ——3、现在邮件一般都有收件回执功能。如果你在休假,可以设置自动回复功能。但如果没有休假,最好不要设置,否则别人不知道你到底有没有收到邮件。

  ——4、有针对性的回复。

  ——5、回复邮件,字不要太少,一般不少于10个字,如“嗯”一个字之类的就不要来了。

  ——6、如果同一问题反复邮件往来说不清楚,建议电话沟通或面谈。

  ——7、要注意回复和回复全部。邮件里回复功能是指回复本人,若点回复全部就是回复所有的人。

  ——8、懂得区分收件人、抄送人和密送人。

  ——收件人就是TO为邮件主送人,主要由本人进行处理;抄送人CC一般指需要知道这回事的人,一般无回复处理的义务,但若CC的保定癫痫病什么医院好人有建议可以回复;密送人BCC,收信人不知道你BCC了谁,可能用于非正式场合,职场中一般不用BCC。
 

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